Proceso de ingreso

1. PROCESO DE MATRÍCULAS Y ASIGNACIÓN DE CUPOS

El desarrollo de las matrículas en la institución se rige por la Resolución de Cobertura de la Secretaría de Educación Distrital (SED) para colegios oficiales de Bogotá.

1.1 Solicitud de Cupos

• Estudiantes Nuevos y Traslados : La solicitud se realiza de manera centralizada a través de la plataforma web oficial de la SED. Los acudientes deben hacer seguimiento continuo a las notificaciones enviadas a su correo electrónico y teléfono celular registrado.

  • Traslados: Aplica para estudiantes matriculados en colegios del Distrito Capital que requieren reubicación.

  • Estudiantes Nuevos: Aplica para quienes ingresan por primera vez al sistema educativo (Preescolar), proceden de otros municipios del país o provienen del exterior.

• Solicitud Extemporánea: Si la solicitud se realiza fuera del cronograma general de la SED, el trámite debe gestionarse directamente en la Secretaría Académica según la disponibilidad de cupos.

2. REQUISITOS DE MATRÍCULA PARA ESTUDIANTES NUEVOS

Todos los documentos deben presentarse de forma física organizados dentro de una carpeta de acetato transparente, en el siguiente orden:

Preescolar

1. Copia del Registro Civil de Nacimiento (menores de 7 años).

2. Copia del documento de identidad del padre de familia o acudiente.

3. Copia del carné de vacunas al día.

4. Certificación de afiliación vigente al Sistema de Seguridad Social (EPS/ADRES).

5. Copia de un recibo de servicio público reciente (agua o luz).

6. Documentos específicos (si aplica): Copia de Permiso de Protección Temporal (PPT), visa o cédula de extranjería para extranjeros. Copia del diagnóstico o concepto médico emitido por la autoridad competente en caso de discapacidad o trastorno específico.

Primaria

1. Copia del Registro Civil de Nacimiento.

2. Fotocopia de la Tarjeta de Identidad (mayores de 7 años).

3. Copia del documento de identidad del padre de familia o acudiente.

4. Copia del carné de vacunas al día.

5. Certificación de afiliación vigente a la EPS.

6. Certificado de aprobación del grado anterior al solicitado.

7. Copia de recibo de servicio público (agua o luz).

8. Documentos específicos (si aplica): PPT, visa o cédula de extranjería. Diagnóstico o concepto médico de discapacidad.

Secundaria y Media

1. Fotocopia de la Tarjeta de Identidad o Cédula de Ciudadanía (mayores de 18 años).

2. Copia del documento de identidad del padre de familia o acudiente.

3. Certificación de afiliación vigente a la EPS.

4. Certificados de notas originales de los grados aprobados anteriores, a partir de quinto (5°) de primaria.

5. Copia de recibo de servicio público (agua o luz).

6. Documentos específicos (si aplica): PPT, visa o cédula de extranjería. Diagnóstico o concepto médico de discapacidad.

3. DILIGENCIAMIENTO DE FORMATOS OBLIGATORIOS

Tanto estudiantes nuevos como antiguos deben registrar sus datos a través de la plataforma institucional (macs16.blogspot.com).

• Hoja de Matrícula: Formato digital en tamaño carta donde se registran datos personales, trayectoria educativa, información familiar, necesidades especiales y la aceptación explícita del PEI y Manual de Convivencia. Debe imprimirse y firmarse.

• Autorización para el Uso de Datos Personales e Imagen: Documento generado automáticamente tras el diligenciamiento de la matrícula, mediante el cual el acudiente autoriza el tratamiento de datos del menor.

• Formulario SIMPADE: Formato de dos caras orientado al Monitoreo, Prevención y Análisis de la Deserción Escolar. Debe diligenciarse en línea, imprimirse y firmarse por el acudiente.

Modalidad de Entrega

• Estudiantes Antiguos: Imprimen los formatos diligenciados y los entregan firmados al Director de Grupo el día de la clausura del año escolar.

• Estudiantes Nuevos: Reciben usuario y clave para ingresar al sistema y son citados para la entrega presencial de la documentación.

4. PROCEDIMIENTO DE RETIRO DE ESTUDIANTES

4.1 Estudiantes Activos

El acudiente debe enviar un correo electrónico a la Secretaría Académica adjuntando una carta formal firmada y escaneada, junto con la copia de los documentos de identidad del acudiente y del estudiante, especificando el motivo del retiro.

• Devolución de Carpetas: En la carta se debe solicitar explícitamente la entrega de los documentos entregados al momento de la matrícula.

• Boletines Académicos: El acudiente debe descargar los boletines de calificaciones antes de que el estudiante sea desvinculado del sistema SIMAT. Una vez formalizado el retiro en la plataforma, no se podrá acceder a estos documentos por el sistema.

• Certificados de Años Aprobados: Se solicitan de manera independiente a través del Formulario Único de Trámites (FUT).

4.2 Estudiantes Inasistentes

Corresponde a los estudiantes que abandonan la asistencia regular sin realizar el proceso formal de retiro. Tras el reporte de los coordinadores, la institución efectúa la desvinculación oficial mediante el protocolo institucional. Los documentos reposarán en el archivo de la institución durante un período de un año, tras el cual se procederá a su eliminación defensiva.

5. CONSTANCIAS, CERTIFICADOS Y DUPLICADOS

De acuerdo con el Decreto 4807 de 2011, la educación estatal contempla la gratuidad en matrícula y servicios complementarios reportados en el SIMAT. No obstante, la expedición de certificaciones de años anteriores y duplicados de títulos tiene un costo administrativo.

5.1 Constancias de Escolaridad (Año En Curso)

Acredita que el estudiante se encuentra activo en la institución. Es un trámite gratuito de descarga inmediata mediante código QR o en la Secretaría del colegio.

5.2 Certificados de Notas (Años Anteriores)

• Costo: $2.500 COP por cada año solicitado.

• Procedimiento: Realizar la consignación o transferencia en el Banco de Bogotá, Cuenta de Ahorros No. 103-29805-5. Posteriormente, tramitar la solicitud adjuntando el comprobante a través de la plataforma web del Formulario Único de Trámites (FUT) de la SED.

5.3 Duplicados de Diploma o Acta de Graduación (Grado 11°)

• Costos Vigencia 2026:

  • Duplicado de Diploma: $40.000 COP.

  • Duplicado de Acta de Graduación: $40.000 COP.

• Procedimiento: Solicitar la verificación previa de datos personales y de graduación ingresando a la plataforma FUT o escribiendo al correo institucional de la Secretaría Académica. Una vez la institución confirme la existencia de los registros, se notificará al usuario la autorización para realizar el pago e instruir el reclamo del documento.

6. HORARIOS Y CANALES DE ATENCIÓN

Atención Presencial

• Días: Lunes a Miércoles.

• Horario: 06:30 a.m. a 12:00 m.

• Modalidad: Citas programadas previa asignación de cupo o atención según el cronograma de la Resolución de Matrículas de la SED.

Atención Virtual

• Días: Jueves y Viernes.

• Correo Institucional: cbonilla@educacionbogota.edu.co